657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun “memur bilgi sistemi, özlük dosyası” başlıklı 109’uncu maddesi aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.
” Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur.
Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur.
Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur.
Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usül ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir.”
2 Seri Numaralı Kamu Personeli Genel Tebliği’nin D) Özlük Dosyası Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar bölümünün 5/4 kısmında özlük dosyasının sekiz bölümden oluşacağı, dördüncü bölümde; memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları yer alır.
657 sayılı Kanunun “disiplin cezalarının bir süre sonra özlük dosyasından silinmesi” başlıklı 133’üncü maddesine göre; disiplin cezaları memurun özlük dosyasına işlenir. Devlet memurluğundan çıkarma cezasından başka bir disiplin cezasına çarptırılmış olan memur uyarma ve kınama cezalarının uygulanmasından 5 sene, diğer cezaların uygulanmasından 10 sene sonra atamaya yetkili amire başvurarak, verilmiş olan cezalarının özlük dosyasından silinmesini isteyebilir. Memurun, yukarıda yazılan süreler içerisindeki davranışları, bu isteğini haklı kılacak nitelikte görülürse, isteğinin yerine getirilmesine karar verilerek bu karar özlük dosyasına işlenir. Kademe ilerlemesinin durdurulması cezasının özlük dosyasından çıkarılmasında disiplin kurulunun mütalaası alındıktan sonra yukarıdaki fıkra hükmü uygulanır.
5237 sayılı Türk Ceza Kanunu’nun “verileri yok etmeme” başlıklı 138’inci maddesinin (1) ve (2) numaralı fıkralarına göre; kanunların belirlediği sürelerin geçmiş olmasına karşın verileri sistem içinde yok etmekle yükümlü olanlara görevlerini yerine getirmediklerinde bir yıldan iki yıla kadar hapis cezası verilir. Suçun konusunun Ceza Muhakemesi Kanunu hükümlerine göre ortadan kaldırılması veya yok edilmesi gereken veri olması halinde verilecek ceza bir kat artırılır.
Danıştay Onikinci Dairenin bir kararında (Karar No: 2013/661, Esas No: 2010/5768, Tarih: 19.02.2013); “irtikap” suçunun işlediğinden bahisle SSK Personel Yönetmeliği’nin 124/E-g maddesi uyarınca, devlet memurluğundan çıkarma cezası ile cezalandırılmaya sebep
olan fiillerin şeref ve haysiyet kırıcı olması nedeniyle, 5525 sayılı Kanun hükümleri uyarınca disiplin affı kapsamında sayılamayacağı, ceza mahkemesinden suçun yasal unsurları oluşmadığı gerekçesiyle beraat kararı verilmesinin de af kapsamına girmeme gerçeğini değiştirmeyeceği, bu nedenle İdare Mahkemesince, devlet memurluğundan çıkarma cezasının verilmesine neden olan fiillerin sübuta erip ermediğinin ortaya konulmasından sonra anılan cezanın memurun (özlük) dosyasından çıkarılıp çıkarılmayacağına ilişkin bir karar verilmesine hükmetmiştir.
Dönemin Devlet Personel Başkanlığı’nın mahkeme kararları ile iptal edilen disiplin cezalarının özlük dosyasından nasıl silineceği hakkında vermiş olduğu bir görüş yazısında (31.10.2016 – 6351); disiplin cezasına karşı iptal istemiyle açılan davada, verilen cezanın mahkeme tarafından iptal edilmiş olmasının söz konusu disiplin cezasını hükümsüz kılacağı açık olmakla birlikte, soruşturma sürecindeki işlemler ile verilen disiplin cezasının ve yargı organlarınca verilmiş karar örneklerinin özlük dosyasında bulundurulması gerektiği, mahkeme kararı ile iptal edilen, dolayısıyla yok hükmünde bulunan disiplin cezasına memurun hizmet belgesinde yer verilmemesi gerektiği mütalaa edilmiştir.
Yukarıdaki bilgi ve belgeler çerçevesinde; disiplin cezalarının memurun tüm memuriyet hayatı boyunca etkili olmasının önüne geçilmesi dikkate alındığında, iptal edilen disiplin cezasının erişimine imkan vermeyecek bir şekilde her türlü ortamda (fiziki-elektronik) tamamen silinmesi gerekir. Silinen bu cezaların özlük dosyası ve personel bilgi sisteminden silinmesi asıl olmakla birlikte başka bir ortamda kayıt altında tutulması da mümkün olamayacaktır. Memurun naklen bir kuruma geçiş esnasında da silinen cezalara değinilmemesi zorunludur. Aksi takdirde, 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında memurların kişisel verileri korunmaya değer olduğundan, idarelerce özlük dosyalarından disiplin cezalarının silinmesine karar verildiği halde, disiplin cezalarının sorumlu personel tarafından tamamen silinmemesi 5237 sayılı Kanunun 138’nci maddesi gereği işlem yapılmasını gerekli kılacaktır.
